Coronavirus : La DRH du Groupe LIP revient sur la période extraordinaire que nous avons traversée

Le 16 mars 2020 au soir, le gouvernement français annonce les mesures sanitaires à respecter pour lutter contre la propagation du coronavirus. Dès le lendemain, les 600 permanents du Groupe LIP sont confinés chez eux, partout en France. Tous doivent alors s’organiser rapidement, dans des conditions inédites. En première ligne de mire, le service des Ressources Humaines fait face à une situation sans précédent. Florence BARDON, Directrice des Ressources Humaines chez LIP, accompagne les permanents dans cette transition temporaire. Découvrez son témoignage en exclusivité.

A l’annonce du confinement, quelle a été votre première pensée pour le Groupe LIP ?

J’ai tout de suite pensé à l’impact social et financier que cela allait provoquer au sein du groupe. S'est alors posée la question de comment réagir rapidement pour mettre en place un plan d’organisation. J’ai évidemment pensé à la fermeture de nos 160 agences d’intérim et à la continuité du travail à distance pour les 600 permanents. Enfin, j’ai réfléchi aux interrogations légales et sociales liées à ce contexte particulier. 

Quelles ont été les toutes premières décisions du groupe lors des premières 48 heures ?

Dès la première annonce faite par le Gouvernement, nous avons tout de suite parlé de la constitution d’une cellule de crise composée des différentes Directions du groupe (réseau, RH, DAF ...). Ensuite, nous nous sommes concentrés sur les solutions pour respecter les consignes sanitaires imposées par le gouvernement, la fermeture temporaire des agences d’intérim, et sur les moyens d’informer les collaborateurs, les intérimaires et les clients de la marche à suivre au fur et à mesure.

La Direction a organisé une réunion pour le lendemain matin afin de mettre rapidement en place la cellule de crise. Le dimanche 15 mars, une autre réunion à distance a eu lieu pour anticiper les informations à transmettre à toutes les équipes du groupe. Cela concernait la mise en oeuvre de la fermeture des agences, la mise en place du travail à distance et de la gestion spécifique des situations, comme les gardes d’enfants pour les salariés qui ont des enfants scolarisés (suite à la fermeture des écoles). Et bien entendu les conséquences de la chute de l’activité. Avec le recul, je me rends compte que suite à ces annonces brutales, une bonne gestion des priorités a été faite.

Quels ont été les besoins du Groupe LIP auxquels vous avez dû répondre pendant la crise ?

En parallèle de la cellule de crise et des décisions à prendre, il a fallu répondre à toutes les questions des salariés. En effet, face à la rupture brutale de l'activité, des questions urgentes à résoudre ont surgi : Comment traiter les fins de contrat des intérimaires ? Comment mettre en place le chômage partiel ? A cela s’ajoutent toutes les questions concernant la partie technique des paies et bulletins de salaire pour les permanents et intérimaires. Enfin, le télétravail et la gestion des équipes à distance ont été des sujets très importants à gérer. Pendant plus d’un mois, nous avons diffusé quotidiennement des informations juridiques par email pour mettre en oeuvre la nouvelle législation instaurée par le Gouvernement. Jamais la communication interne n’a été aussi importante !

Quelles sont vos nouvelles problématiques liées à la crise du Covid-19 ?

Tout d’abord, nous avons dû nous adapter à la nouvelle réglementation mise en place par le Gouvernement. Quotidiennement, il y a eu de nouveaux textes, de nouvelles mesures, rendant le travail plus complexe pour l’équipe RH du Groupe LIP. Ensuite, nous avons eu l’obligation de nous familiariser avec le travail à distance, tout en tenant compte de l’aspect humain. Le service RH comme les managers ont maintenu des liens avec leurs collaborateurs tout au long du confinement ; nous devions répondre à leurs besoins et les rassurer. Une cellule de soutien psychologique a d’ailleurs été créée à cet effet. Personnellement, il m’a fallu une grande capacité d’écoute et de bienveillance.

A travers l’opération “Gardons le lien !”, beaucoup d’actions ont été menées pour que les permanents du Groupe LIP ne se sentent pas isolés. Par exemple, chaque matin, Fabrice envoyait un email humoristique et/ou formel, à tous les permanents. Quant au service communication, il communiquait tous les jours par email et via les réseaux sociaux.

Comment avez-vous géré la demande de chômage partiel ?

Il a d’abord fallu traiter la fin d’activité du mois de mars. Ensuite, gérer le planning de chômage partiel en fonction des plannings de chaque permanent et salarié intérimaire. Le service données sociales et paies intérimaires ainsi que le service RH dédié aux permanents ont pu compter sur le soutien des directeurs de zones qui ont pris en charge la mise en oeuvre des plannings de chômage partiel pour tous. 
La nouvelle législation a été compliquée à appréhender. Nous avons eu la crainte de ne pas pouvoir respecter les échéances de virement des salaires. De plus, toutes les démarches administratives ont été complexes à mettre en oeuvre et à traiter. L’ensemble de l’équipe RH a été mise à contribution sur des tâches sur lesquelles elle n’avait aucune expérience, ni maîtrise des logiciels spécifiques.

Enfin, avec le service qualité et sécurité du Groupe LIP (QSE), il a fallu proposer de nouvelles procédures sanitaires afin de prendre en compte le contexte pour garantir la protection des salariés permanents et également pour la délégation des intérimaires en toute sécurité. Au cours du mois d’avril, nous avons dû batailler auprès des fournisseurs afin de pouvoir s’équiper en EPI (Équipement de protection individuelle) : masques, gants, visières et flacons de gel hydroalcoolique, l’ensemble du personnel permanent et intérimaires. Le Groupe LIP a fait le choix d’investir près de 200 000 € dans l’achat de ce matériel indispensable.

La majorité des permanents LIP sont passés en télétravail, comment avez-vous vécu le management à distance ?

Le management à distance a été mis en place dans un cadre d’urgence. Collaborateurs et managers, nous avons tous dû nous adapter et utiliser de nouveaux outils comme Teams. Nous n’en avions pas forcément l’habitude, notamment pour les équipes du siège.

Dans un premier temps, j’ai été très à l’écoute et j’ai fait de l’accompagnement pour rassurer les équipes sur des situations individuelles et inédites pour tout le monde. Chacun réagit différemment et les contraintes sont différentes selon les situations personnelles (seul(e), en couple, avec ou sans enfant). Il faut gérer la maison, le travail et une grosse charge émotionnelle. La situation a été vécue de manière très différente d’une personne à l’autre. Certains sont sortis fatigués du confinement alors que d’autres ont presque l’impression de ne pas avoir vécu cette parenthèse.

Pendant tout le confinement, notre priorité a été de maintenir le lien avec les équipes, de donner les bonnes consignes et de se rendre disponibles. L’organisation du télétravail a été particulière car dans ce cas précis, il n’a pas été choisi. J’ai aussi eu au téléphone, au début, les managers pour faire le point sur les questions juridiques afin qu’ils puissent ensuite donner les bonnes informations à leurs équipes.

Comment s’est organisé votre quotidien de DRH du Groupe LIP ?

J’ai également été en télétravail dès le début du confinement. Je passais une fois par semaine au siège pour gérer des urgences, réceptionner le courrier et être en lien avec les équipes. Ensuite, une organisation a été mise en place pour qu’une personne passe tous les jours au siège récolter le courrier et scanner les urgences à traiter. A mon domicile, j’ai aménagé une pièce pour avoir un vrai bureau. De part ma fonction, je devais être disponible à tout moment.

Quelles sont les principales compétences que vous avez dû utiliser ou développer ?

Si je fais le bilan, je trouve aujourd’hui que la situation a changé les rapports avec mes équipes managériales dans le bon sens. J’ai vraiment aussi pris le temps d'écouter les personnes, de les rassurer. J’ai fait appel à ma capacité d'écoute, à mon empathie et à ma bienveillance. Mes capacités organisationnelle et décisionnelle m’ont été très utiles car j’ai été confrontée à beaucoup de situations inédites et j’ai dû prendre des décisions dans l’urgence, tout en faisant preuve de bon sens. 

Y-a-t-il eu des recrutements urgents à gérer ? Si oui, comment avez-vous procédé pendant le confinement ? 

Une des décisions importantes du Groupe LIP a été de maintenir et poursuivre les recrutements pour les postes stratégiques. Il a aussi été fait le choix de maintenir les embauches des personnes qui devaient intégrer nos équipes avant le confinement et qui avaient déjà démissionné de leur ancien poste. Dans l’équipe RH, par exemple, une personne a été intégrée pendant cette période. Dans l'équipe de la paie permanents, une personne a rejoint le groupe à distance et a bénéficié de tout ce qui avait été mis en place pendant la crise car elle devait garder ses enfants. On s’est adapté à la situation comme on pouvait, et l’intégration de la personne s’est relativement bien passée.

Comment peut-on résumer votre rôle dans une telle situation ?

J’ai beaucoup coordonné certaines actions RH, juridiques, légales et sanitaires. J’ai joué un rôle d’écoute et d’accompagnement pour les personnes en difficulté. Certains salariés qui ne souhaitaient pas que leur situation personnelle ait un impact sur leur vie professionnelle m’appelaient en direct plutôt que de passer par leur manager. Certains managers aussi ont eu besoin d’être écouté, rassuré et orienté. 

Avec le recul, je pense que le Groupe LIP a su communiquer de la bonne façon à tous les niveaux. Grâce à cela, le lien a été maintenu et il a facilité le dialogue malgré la complexité de la situation.  Quant aux managers, il ont dû faire appel à une multitudes de compétences. Nul doute que nous sortons grandis et plus forts de cette épreuve hors du commun.

Comment préparez-vous la reprise des activités pour les permanents LIP ?

Ma priorité a été, avec le Directeur réseau, Renaud, de relancer progressivement le fonctionnement des agences avec toutes les mesures sanitaires que cela impliquait. Mais chaque semaine, de nouvelles mesures sont entrées en vigueur. Il faut donc être réactif et s’adapter rapidement à celles-ci.

Pour moi, il y a deux axes à prendre en compte : les permanents du siège et les agences. La priorité a été évidemment le business, tout mettre en oeuvre pour retrouver des plannings d’intérimaires. Nous avons constaté que tout le monde était plutôt content de reprendre une activité plus proche de la normale.

Nous avons investi une somme importante dans l’achat de matériel pour assurer la sécurité de tous. Les règles d’hygiène strictes doivent être respectées par chaque collaborateur et intérimaire, qu’il soit en agence ou au siège.

Si cette situation venait à se représenter, changeriez-vous quelque chose à la façon de réagir ou de vous organiser ?

Il est certain que nous pouvons toujours faire mieux mais avec le recul, si je fais le bilan, j’ai envie de dire bravo aux équipes. La situation a été plutôt bien gérée ! D’ailleurs, nous avons reçu très peu de retours négatifs de la part des permanents. Je pense que sans les actions menées par les différents services du siège, la situation serait bien différente.

Personnellement, comment avez-vous vécu cette crise du Covid-19 ?

Moralement, cela a été assez lourd à vivre. On se demande constamment si l’on prend les bonnes décisions pour le groupe, les permanents et les intérimaires. Si les managers sont à l’écoute des équipes, qui écoute les managers ? Heureusement, Fabrice est un dirigeant très disponible et à l’écoute de ses équipes.

J’ai aussi la chance d’avoir un bon équilibre familial. D’ailleurs, j’en profite pour remercier mon mari qui a géré beaucoup de choses pendant cette période !

Enfin, quelles leçons tirez-vous de la crise du Covid-19 ?

Chez LIP, les gens sont très réactifs. Il y a de très belles personnes et des collaborateurs sur qui on peut compter à tout moment. J’ai reçu des messages de remerciements et cela m’a beaucoup touché. Cela fait plaisir et donne du sens au travail que je fais. 

Je me suis investie pendant cette crise parce que j’ai une obligation morale et éthique ; je n’aurais pas pu concevoir ne pas m’investir pour le groupe au cours de cette période. De cette situation complexe, il en est aussi ressorti de belles leçons de vie et une prise de recul sur soi et sur la société en général.