Détail de poste
Spécialiste de l'intérim et du recrutement par secteur, LIP compte plus de 190 agences en France et à l’étranger. Nos agences d’emploi Tertiaire, Commerce & Ingénierie recrutent en CDI, CDD et intérim. Comptabilité, finance, vente, commerce, informatique… Tous les domaines sont concernés. Avec LIP, menez votre projet professionnel vers la réussite !
Pour l'un de nos clients, on cherche un Responsable Adminitratif pour la prise en charge de l'ensemble de l'activité administrative de l'entreprise.
Vous assurez le bon déploiement des outils mis en place selon les procédures d'organisation définies.
Vous est garant du processus administratif des chantiers.
Vous assistez le DAF au quotidien sur la gestion de l'entreprise et en étant l'interface entre le pôle chantiers et les partenaires externes.
Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, et assurez le bon fonctionnement de la structure en assurant
les service généraux de l'entreprise.
Vos mission
1 - EFFECTUER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE, LA RECEPTION DES CLIENTS / FOURNISSEURS, LES RENSEIGNER OU LES ORIENTER
2 - ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ENTREPRISE ET DU PERSONNEL
En saisissant et mettant en forme les documents, les transmettant, les classant et les archivant selon les procédures définies
En gérant le courrier, en traitant et classant les mails
En veillant à la mise à jour des documents légaux (assurances, attestations diverses)
En suivant les dossiers de qualification RGE et autres labels, anticiper les renouvelements
En mettant à jour les bases de données concernant les fournisseurs, clients et sous-traitants
En suivant la planification des chantiers et en vérifiant la bonne saisie des données sur les logiciels de l'entreprise (ERP, application de gestion des
heures et planning)
En gérant les stocks de fournitures administratives et consommables et épicerie
En actualisant le suivi de la flotte automobile : pneus, suivi des prise de rdv
En suivant les besoins d'entretien / réparation des véhicules et en organisant les rdv
En suivant les consommations en carburants
En suivant les rapports de géolocalisation
En gérant les les sinistres (auto, chantiers, divers…)
En suivant les besoins en EPI et en gérant le stock
En mettant à jour et en enrichissant le DUER
En mettant à jour et en enrichissant le livret d'accueil de nouveaux salariés
3 - ASSURER LA COMPTABILITE CLIENTS / FOURNISSEURS DE L'ENTREPRISE
En triant les boites mails contact et achats
En enregistrant les factures fournisseurs
En vérifiant la conformité des factures & litiges (avoirs)
En saisissant les factures fournisseurs sur Batigest
En tenant à jour le tableau de suivi des règlements fournisseurs
En gérant les ouvertures de compte fournisseurs : administratif + Batigest // à la demande du responsable
En archivant annuellement
En répondant dans les temps à la partie administrative des appels d'offre en collaboration avec les chargés d'affaires et en assurant le dépôt des
dossiers sur les plateformes
En créant les chantiers, en enregistrant les commandes (ordre de service, création client, caution bancaire...), après avoir vérifier la cohérence et en
collectant les documents administratifs obligatoires (attestations de TVA et autre)
En créant les interventions Fi 360
En établissant des factures DGD
En établissant le dossier de fin chantier et en collectant les documents administratifs de cloture (PV de réception de chantier, Attestation de bonne
exécution, Auto contrôle, …)
En déclarant les installations auprès de Mitsubishi dans le cadre des extensions de garantie
En constituant les dossiers de demandes d'aides financières des clients particuliers
En vérifiant la cohérence des factures / marché de travaux
En envoyant l'ensemble des factures du mois
En déposant sur Chorus les factures de marchés public
En suivant les cautions bancaires et retenues de garanties, avenant et solde
En archivant les dossiers EXE
4 - ASSURER L'ADMINISTRATIF LIE AUX CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE DE L'ENTREPRISE
En tenant à jour les dossiers
En rédigeant et en suivant les contrats de sous-traitance
En vérifiant la validité des assurances et des documents légaux des sous-traitants
En vérifiant l'existance d'un bon de commande SST Batigest
En collectant les factures d'avancement du SST / et en contrôlant la cohérence avec le bon de commande et le chargé d'affaires
En saisissant les factures SST sur Batigest
En tenant à jour le tableau de suivi des règlements SST
5 - ASSURER LE SUIVI DES DEPANNAGES ET INTERVENTIONS EN REGIE
En centralisant les demandes de dépannages
En élaborant les plannings
En suivant l'avancée des travaux
En récoltant les rapports d'intervention
En facturant les interventions
En archivant les documents
Le poste est basé à EYBENS
Pour l'un de nos clients, on cherche un Responsable Adminitratif pour la prise en charge de l'ensemble de l'activité administrative de l'entreprise.
Vous assurez le bon déploiement des outils mis en place selon les procédures d'organisation définies.
Vous est garant du processus administratif des chantiers.
Vous assistez le DAF au quotidien sur la gestion de l'entreprise et en étant l'interface entre le pôle chantiers et les partenaires externes.
Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, et assurez le bon fonctionnement de la structure en assurant
les service généraux de l'entreprise.
Vos mission
1 - EFFECTUER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE, LA RECEPTION DES CLIENTS / FOURNISSEURS, LES RENSEIGNER OU LES ORIENTER
2 - ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ENTREPRISE ET DU PERSONNEL
En saisissant et mettant en forme les documents, les transmettant, les classant et les archivant selon les procédures définies
En gérant le courrier, en traitant et classant les mails
En veillant à la mise à jour des documents légaux (assurances, attestations diverses)
En suivant les dossiers de qualification RGE et autres labels, anticiper les renouvelements
En mettant à jour les bases de données concernant les fournisseurs, clients et sous-traitants
En suivant la planification des chantiers et en vérifiant la bonne saisie des données sur les logiciels de l'entreprise (ERP, application de gestion des
heures et planning)
En gérant les stocks de fournitures administratives et consommables et épicerie
En actualisant le suivi de la flotte automobile : pneus, suivi des prise de rdv
En suivant les besoins d'entretien / réparation des véhicules et en organisant les rdv
En suivant les consommations en carburants
En suivant les rapports de géolocalisation
En gérant les les sinistres (auto, chantiers, divers…)
En suivant les besoins en EPI et en gérant le stock
En mettant à jour et en enrichissant le DUER
En mettant à jour et en enrichissant le livret d'accueil de nouveaux salariés
3 - ASSURER LA COMPTABILITE CLIENTS / FOURNISSEURS DE L'ENTREPRISE
En triant les boites mails contact et achats
En enregistrant les factures fournisseurs
En vérifiant la conformité des factures & litiges (avoirs)
En saisissant les factures fournisseurs sur Batigest
En tenant à jour le tableau de suivi des règlements fournisseurs
En gérant les ouvertures de compte fournisseurs : administratif + Batigest // à la demande du responsable
En archivant annuellement
En répondant dans les temps à la partie administrative des appels d'offre en collaboration avec les chargés d'affaires et en assurant le dépôt des
dossiers sur les plateformes
En créant les chantiers, en enregistrant les commandes (ordre de service, création client, caution bancaire...), après avoir vérifier la cohérence et en
collectant les documents administratifs obligatoires (attestations de TVA et autre)
En créant les interventions Fi 360
En établissant des factures DGD
En établissant le dossier de fin chantier et en collectant les documents administratifs de cloture (PV de réception de chantier, Attestation de bonne
exécution, Auto contrôle, …)
En déclarant les installations auprès de Mitsubishi dans le cadre des extensions de garantie
En constituant les dossiers de demandes d'aides financières des clients particuliers
En vérifiant la cohérence des factures / marché de travaux
En envoyant l'ensemble des factures du mois
En déposant sur Chorus les factures de marchés public
En suivant les cautions bancaires et retenues de garanties, avenant et solde
En archivant les dossiers EXE
4 - ASSURER L'ADMINISTRATIF LIE AUX CONTRATS DE SOUS-TRAITANCE DE L'ENTREPRISE
En tenant à jour les dossiers
En rédigeant et en suivant les contrats de sous-traitance
En vérifiant la validité des assurances et des documents légaux des sous-traitants
En vérifiant l'existance d'un bon de commande SST Batigest
En collectant les factures d'avancement du SST / et en contrôlant la cohérence avec le bon de commande et le chargé d'affaires
En saisissant les factures SST sur Batigest
En tenant à jour le tableau de suivi des règlements SST
5 - ASSURER LE SUIVI DES DEPANNAGES ET INTERVENTIONS EN REGIE
En centralisant les demandes de dépannages
En élaborant les plannings
En suivant l'avancée des travaux
En récoltant les rapports d'intervention
En facturant les interventions
En archivant les documents
Le poste est basé à EYBENS
Profil recherché
Connaissances en comptabilité et gestion d'entreprise
Normes et procédures de sécurité liées à l'activité même de l'entreprise
Techniques de secrétariat (rédaction d'un courrier, plan de classement, maîtrise du temps et organisation…)
Bonnes connaissances en informatique et utilisation des outils digitaux (recherches internet, gestion des données sur PC, etc.)
Savoir analyser, synthétiser, reformuler une multiplicité d’informations
Savoir gérer son temps et ses priorités
Connaissance des techniques de communication écrites
Maîtriser le Pack Office notamment EXCEL et WORD
Maîtriser l'ERP BATIGEST et l'application ALOBEES de gestion des plannings et heures
Gérer son temps et ses priorités
Ecrire sans fautes et de manière synthétique
Traiter l'information (collecter, classer, mettre à jour)
Accueillir une clientèle
Concevoir un tableau de bord sous EXCEL
Gérer l'administration d'affaires
Normes et procédures de sécurité liées à l'activité même de l'entreprise
Techniques de secrétariat (rédaction d'un courrier, plan de classement, maîtrise du temps et organisation…)
Bonnes connaissances en informatique et utilisation des outils digitaux (recherches internet, gestion des données sur PC, etc.)
Savoir analyser, synthétiser, reformuler une multiplicité d’informations
Savoir gérer son temps et ses priorités
Connaissance des techniques de communication écrites
Maîtriser le Pack Office notamment EXCEL et WORD
Maîtriser l'ERP BATIGEST et l'application ALOBEES de gestion des plannings et heures
Gérer son temps et ses priorités
Ecrire sans fautes et de manière synthétique
Traiter l'information (collecter, classer, mettre à jour)
Accueillir une clientèle
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Gérer l'administration d'affaires
Salaire
19€ /h
Comment postuler ?
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