Détail de poste
Spécialiste de l'intérim et du recrutement par secteur, LIP compte plus de 190 agences en France et à l’étranger. Nos agences d’emploi Tertiaire, Commerce & Ingénierie recrutent en CDI, CDD et intérim. Comptabilité, finance, vente, commerce, informatique… Tous les domaines sont concernés. Avec LIP, menez votre projet professionnel vers la réussite !
Dans le cadre d'un remplacement, pour l'un de nos clients nous sommes à la recherche d'un Assistant de Services Généraux pour un CDD d'une durée d'un an.
Rattaché à la Direction des Ressources Humaines Groupe, vous rejoignez les services généraux. Vous travaillez en lien avec l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’avec nos différents fournisseurs et prestataires.
Votre objectif : assurer un suivi administratif fiable et contribuer au bon fonctionnement des services mis à disposition des équipe
Missions
Assurer le suivi administratif de la flotte automobile
Vous participez à la gestion quotidienne de la flotte de véhicules de l’entreprise :
actualiser les informations et les dossiers des véhicules dans les outils internes, notamment OPTIMUM et SharePoint ;
suivre les échéances administratives et réglementaires : contrôles techniques, entretiens, assurances et documents obligatoires ;
participer à l’organisation des entretiens et des réparations avec les loueurs, garages et prestataires automobiles ;
contribuer au suivi administratif des sinistres et des infractions ;
répondre aux demandes des collaborateurs concernant les véhicules ;
participer au suivi des commandes de véhicules et des contrats de location.
Suivre les conducteurs et les équipements associés
Vous veillez à la bonne actualisation des informations et à la disponibilité des équipements :
tenir à jour les affectations des véhicules et les informations relatives aux conducteurs ;
participer à la création et à la désactivation des accès aux outils de gestion de flotte ;
assurer le suivi et la mise à disposition des badges, cartes carburant et autres équipements ;
actualiser les tableaux de suivi ;
classer et archiver les documents administratifs.
Participer au fonctionnement quotidien des services généraux
Au-delà de la gestion de la flotte automobile, vous apportez votre soutien aux activités du service :
assurer la gestion des stocks, des fournitures et des consommables ;
participer à la coordination des interventions des prestataires ;
contribuer au suivi de l’entretien des locaux,
informer et sensibiliser les collaborateurs à la bonne utilisation des locaux et des services proposés ;
traiter et suivre les tickets et les demandes relevant des services généraux ;
participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes ;
apporter un soutien administratif à l’équipe ;
contribuer à la continuité du service en l’absence d’autres membres de l’équip
Le poste est basé à EYBENS
Dans le cadre d'un remplacement, pour l'un de nos clients nous sommes à la recherche d'un Assistant de Services Généraux pour un CDD d'une durée d'un an.
Rattaché à la Direction des Ressources Humaines Groupe, vous rejoignez les services généraux. Vous travaillez en lien avec l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’avec nos différents fournisseurs et prestataires.
Votre objectif : assurer un suivi administratif fiable et contribuer au bon fonctionnement des services mis à disposition des équipe
Missions
Assurer le suivi administratif de la flotte automobile
Vous participez à la gestion quotidienne de la flotte de véhicules de l’entreprise :
actualiser les informations et les dossiers des véhicules dans les outils internes, notamment OPTIMUM et SharePoint ;
suivre les échéances administratives et réglementaires : contrôles techniques, entretiens, assurances et documents obligatoires ;
participer à l’organisation des entretiens et des réparations avec les loueurs, garages et prestataires automobiles ;
contribuer au suivi administratif des sinistres et des infractions ;
répondre aux demandes des collaborateurs concernant les véhicules ;
participer au suivi des commandes de véhicules et des contrats de location.
Suivre les conducteurs et les équipements associés
Vous veillez à la bonne actualisation des informations et à la disponibilité des équipements :
tenir à jour les affectations des véhicules et les informations relatives aux conducteurs ;
participer à la création et à la désactivation des accès aux outils de gestion de flotte ;
assurer le suivi et la mise à disposition des badges, cartes carburant et autres équipements ;
actualiser les tableaux de suivi ;
classer et archiver les documents administratifs.
Participer au fonctionnement quotidien des services généraux
Au-delà de la gestion de la flotte automobile, vous apportez votre soutien aux activités du service :
assurer la gestion des stocks, des fournitures et des consommables ;
participer à la coordination des interventions des prestataires ;
contribuer au suivi de l’entretien des locaux,
informer et sensibiliser les collaborateurs à la bonne utilisation des locaux et des services proposés ;
traiter et suivre les tickets et les demandes relevant des services généraux ;
participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes ;
apporter un soutien administratif à l’équipe ;
contribuer à la continuité du service en l’absence d’autres membres de l’équip
Le poste est basé à EYBENS
Profil recherché
Profil recherché
Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat ou dans un domaine équivalent.
Une expérience d'au moins 3 ans en assistanat administratif ou au sein d’un service de services généraux serait appréciée.
Vos compétences :
Pour réussir dans ce poste, vous disposez idéalement des compétences suivantes :
connaissances de base en gestion administrative ;
bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook, Excel et Word ;
capacité à assurer un suivi administratif et documentaire rigoureux ;
aisance dans la mise à jour et l’exploitation de tableaux de suivi ;
capacité à organiser et à prioriser les tâches quotidiennes ;
aptitude à prendre en main des outils de gestion internes ;
capacité à suivre les demandes et les échanges avec les fournisseurs et prestataires ;
notions en gestion de flotte automobile appréciées.
Vos qualités :
rigoureuse et organisée ;
autonome,réactive et flexible ;
polyvalente et capable de s’adapter ;
discrète, avec un réel sens de la confidentialité ;
à l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés ;
animée par le sens du service ;
curieuse, dynamique et dotée d’un bon esprit d’équipe
Processus de recrutement:
Préqualification téléphonique avec la référente recrutement;
Tests cognitif et comportemental ;
Entretien avec le Responsable du Service et la Référente recrutement;
Prises de références;
Formulation de l’offre d’embauche.
Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat ou dans un domaine équivalent.
Une expérience d'au moins 3 ans en assistanat administratif ou au sein d’un service de services généraux serait appréciée.
Vos compétences :
Pour réussir dans ce poste, vous disposez idéalement des compétences suivantes :
connaissances de base en gestion administrative ;
bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook, Excel et Word ;
capacité à assurer un suivi administratif et documentaire rigoureux ;
aisance dans la mise à jour et l’exploitation de tableaux de suivi ;
capacité à organiser et à prioriser les tâches quotidiennes ;
aptitude à prendre en main des outils de gestion internes ;
capacité à suivre les demandes et les échanges avec les fournisseurs et prestataires ;
notions en gestion de flotte automobile appréciées.
Vos qualités :
rigoureuse et organisée ;
autonome,réactive et flexible ;
polyvalente et capable de s’adapter ;
discrète, avec un réel sens de la confidentialité ;
à l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés ;
animée par le sens du service ;
curieuse, dynamique et dotée d’un bon esprit d’équipe
Processus de recrutement:
Préqualification téléphonique avec la référente recrutement;
Tests cognitif et comportemental ;
Entretien avec le Responsable du Service et la Référente recrutement;
Prises de références;
Formulation de l’offre d’embauche.
Salaire
30k /an
Comment postuler ?
C'est très simple ! Complétez le formulaire de candidature et nous nous occupons de la suite.
